Program do dokumentacji RODO i BHP dla biur rachunkowych obsługujących wielu klientów

Biura rachunkowe coraz częściej słyszą od klientów pytanie, kto zrobi im dokumentację ochrony danych, instrukcje BHP albo regulamin pracy. Odmowa oznacza, że klient pójdzie do kancelarii lub firmy BHP, a przy okazji może zabrać także księgowość. Przyjęcie zlecenia bez narzędzia oznacza godziny przepisywania tych samych dokumentów w Wordzie.

Procedura jest dla biur, które chcą dodać taką usługę do abonamentu księgowego i prowadzić ją sprawnie. Każdy klient ma w systemie swoją przestrzeń z danymi firmy, dokumentami i listą pracowników.

Plan Firma obejmuje wiele podmiotów w jednym koncie z rolami i uprawnieniami. Księgowa odpowiedzialna za klienta widzi tylko jego dokumenty, a właściciel biura widzi zestawienie wszystkich klientów i terminów aktualizacji.

Dane klienta wpisujesz raz: rodzaj działalności, liczbę pracowników, systemy i dostawców. Na tej podstawie powstają projekty polityki ochrony danych, rejestru czynności, instrukcji stanowiskowych i regulaminu. Nie składasz każdego dokumentu od zera.

Pracownicy klienta potwierdzają zapoznanie linkiem z wiadomości, bez zakładania konta. Biuro ma w jednym rejestrze datę, osobę i wersję dokumentu. Gdy klient zmienia zakres działalności lub zatrudnia nowych ludzi, tworzysz nową wersję i rozsyłasz ją ponownie.

Dla biura to także argument handlowy. Zamiast obiecywać, że dokumenty są aktualne, pokazujesz klientowi zestawienie z datami.

Plan Firma kosztuje 899 zł netto miesięcznie za do 250 pracowników łącznie w wielu podmiotach. Przy płatności rocznej obowiązuje zniżka 50 procent. Jeśli biuro dolicza klientom kilkadziesiąt do kilkuset złotych miesięcznie za prowadzenie dokumentacji, koszt programu zwraca się przy kilku klientach, a czas pracy księgowej na jednego klienta spada, bo dokumenty powstają z danych, a nie z pustego pliku.

Szczegóły zakresu dla poszczególnych tematów opisują strony program do RODO dla małej firmy i program do obsługi BHP w firmie.

Procedura przygotowuje projekty dokumentów z danych, które wpisuje biuro lub klient. Nie zastępuje inspektora ochrony danych, specjalisty BHP ani porady prawnej. Za zgodność dokumentów odpowiada pracodawca, a biuro powinno jasno opisać klientowi, czego usługa dotyczy. W trudniejszych przypadkach można skierować klienta do konsultanta z naszego katalogu.