Program do obsługi BHP w firmie od instrukcji po rejestr zapoznania

Obsługa BHP w firmie to w praktyce trzy zadania, które wracają co roku. Trzeba mieć komplet aktualnych dokumentów, trzeba wiedzieć, kto z nich korzystał, i trzeba pamiętać o terminach przeglądów. Program ma te trzy rzeczy zdjąć z głowy osoby, która dziś robi to w Wordzie, w Excelu i w folderze na dysku.

W Procedurze podajesz dane firmy, branżę i liczbę pracowników, a system składa projekty instrukcji BHP, instrukcji ppoż, oceny ryzyka zawodowego, instrukcji stanowiskowych oraz dokumentów HACCP i RODO. Każdy dokument zapisuje się jako wersja, którą zatwierdzasz i rozsyłasz zespołowi.

Wzór z internetu jest jednorazowy. Po miesiącu nikt nie pamięta, czy w segregatorze leży ostatnia wersja, ani czy nowy pracownik w ogóle ją widział. Program prowadzi historię zmian, pokazuje, która wersja obowiązuje, i przypisuje do niej potwierdzenia zapoznania z datą.

Różnica ujawnia się przy kontroli albo po wypadku. Zamiast szukać podpisanych kartek pokazujesz dokument, jego wersję i listę osób, które potwierdziły zapoznanie. To samo działa przy audycie klienta, który pyta o procedury bezpieczeństwa u podwykonawcy.

Dokumenty powstają z formularza z danymi firmy, więc nie poprawiasz ręcznie nazw i liczb w kilkunastu miejscach. Pełna lista tego, co obsługuje konto, jest w panelu obok.

Najczęściej korzystają z niego właściciele firm usługowych, handlowych i produkcyjnych, którzy sami odpowiadają za dokumentację, oraz office managerowie i kierownicy operacyjni, którym szef zlecił uporządkowanie BHP. Drugą grupą są biura rachunkowe i firmy obsługujące wielu klientów, bo plan Firma pozwala prowadzić kilka podmiotów osobno.

Jeśli prowadzisz gastronomię, magazyn, biuro, produkcję albo handel, w dziale branż znajdziesz gotowy zestaw dokumentów typowy dla Twojej działalności. Jeżeli masz obiekt o podwyższonym ryzyku, program przygotuje projekt, a ostatnie słowo zostawi osobie z uprawnieniami, którą znajdziesz w zakładce konsultantów.

Plan Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie i obejmuje do 10 pracowników, plan Zespół 349 zł netto do 50 pracowników, a plan Firma 899 zł netto do 250 pracowników i wielu podmiotów. Przy płatności rocznej obowiązuje zniżka 50 procent. Wszystkie plany zawierają generowanie dokumentów, wersje, rejestr zapoznania i eksport do PDF.

Biuro BHP wystawia fakturę za jednorazowe opracowanie, a po zmianie stanowisk lub przepisów trzeba zamawiać aktualizację. W programie nowa wersja to kilka minut pracy, a rejestr zapoznania powstaje przy okazji. Gdy potrzebujesz audytu na miejscu, możesz dodatkowo wysłać zapytanie do konsultanta z marketplace.

Procedura przygotowuje projekty dokumentów na podstawie danych, które wpisujesz. Nie przeprowadza oględzin stanowisk, nie zastępuje specjalisty ani szkolenia wstępnego i nie gwarantuje zgodności z przepisami. Za treść i jej zatwierdzenie odpowiada pracodawca, dlatego każda wersja przechodzi przez Twoją akceptację przed rozesłaniem.