Polityka prywatności serwisu Procedura

Administratorem danych osobowych jest administrator serwisu procedura.pl. W sprawach przetwarzania danych i wykonywania przysługujących praw można kontaktować się pod adresem kontakt@procedura.pl.

Polityka dotyczy przetwarzania, w którym administrator serwisu sam określa cele i sposoby wykorzystania danych. Dane pracowników lub innych osób wprowadzane przez użytkownika do dokumentacji firmy mogą być przetwarzane na jego polecenie. W takim zakresie użytkownik odpowiada za właściwą podstawę prawną i obowiązki informacyjne, a warunki powierzenia wymagają odrębnego uregulowania zgodnie z RODO.

Przetwarzane dane obejmują adres e-mail podany przy rejestracji lub kontakcie oraz dane firmy przekazane w formularzu. Dane firmowe są danymi osobowymi w zakresie, w jakim pozwalają zidentyfikować osobę fizyczną. Korespondencja może zawierać dodatkowe informacje podane przez nadawcę, potrzebne do obsługi jego sprawy.

Podczas korzystania z serwisu mogą być zapisywane logi obejmujące adres IP, czas żądania, informacje o przeglądarce, żądanym zasobie i zdarzeniach technicznych. Dane te pochodzą z urządzenia użytkownika i działania serwisu. Nie należy podawać w formularzach danych nadmiarowych ani szczególnych kategorii danych, jeśli nie są potrzebne do uzgodnionej usługi.

Dane niezbędne do utworzenia konta, udostępnienia funkcji, obsługi abonamentu i kontaktu w sprawie usługi są przetwarzane w celu zawarcia i wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Obowiązki rozliczeniowe i inne obowiązki wynikające z prawa są realizowane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Zapewnienie bezpieczeństwa, diagnozowanie błędów, obsługa korespondencji niezwiązanej z umową oraz ustalanie, dochodzenie i obrona roszczeń mogą opierać się na art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem jest odpowiednio bezpieczne działanie serwisu, komunikacja i ochrona praw. Jeżeli określony cel wymaga zgody, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a zgodę można wycofać w każdej chwili.

Podanie danych jest dobrowolne, lecz informacje niezbędne do zawarcia i wykonania umowy warunkują założenie konta, rozliczenie i udostępnienie odpowiednich funkcji. Brak danych potrzebnych do obsługi zapytania może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi. Dane wymagane przepisami są zbierane w zakresie wynikającym z tych przepisów.

Dane firmy w formularzu służą przygotowaniu dokumentacji zgodnej z informacjami przekazanymi przez użytkownika. Użytkownik powinien dbać o ich aktualność i posiadać uprawnienie do wprowadzania danych innych osób. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem ani na przetwarzanie oparte na innej właściwej podstawie.

Dane konta są przechowywane przez czas realizacji umowy, a następnie w zakresie potrzebnym do wykonania obowiązków prawnych i obsługi możliwych roszczeń. Dokumenty rozliczeniowe pozostają przechowywane przez okres wymagany właściwymi przepisami. Dane korespondencji są zachowywane do zakończenia sprawy, a dłużej tylko wtedy, gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna.

Logi są przechowywane przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i diagnostyki. Gdy stanowią dowód incydentu lub są potrzebne do ochrony roszczeń, okres ten może obejmować czas wyjaśniania sprawy i właściwe terminy przedawnienia. Po ustaniu celu i podstawy dalszego przetwarzania dane są usuwane lub anonimizowane. Zamknięcie konta nie oznacza usunięcia danych podlegających obowiązkowej retencji.

Dostęp do danych mogą otrzymywać upoważnione osoby oraz podmioty wspierające utrzymanie serwisu, komunikację, rozliczenia i obsługę prawną w zakresie niezbędnym do wykonywania ich zadań. Podmioty przetwarzające działają na podstawie odpowiednich umów. Dane mogą być udostępniane uprawnionym organom, gdy obowiązek taki wynika z prawa.

Dostęp powinien być ograniczony do zakresu potrzebnego do realizacji danego celu, z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń organizacyjnych i technicznych. Ewentualne przekazanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy wymaga spełnienia warunków RODO, w tym właściwej podstawy transferu i wymaganych zabezpieczeń. Informacje o mającym zastosowanie mechanizmie oraz możliwości uzyskania kopii zabezpieczeń można uzyskać pod adresem kontaktowym administratora.

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do danych i uzyskania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przenoszenia danych na warunkach określonych w RODO. Może również wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją. Zakres realizacji praw zależy od podstawy prawnej i okoliczności przetwarzania.

Wniosek można wysłać na kontakt@procedura.pl. Administrator może poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości, gdy istnieją uzasadnione wątpliwości co do osoby składającej wniosek. Odpowiedź jest udzielana w terminach wynikających z RODO. Osoba uznająca, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, może złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.