Ile kosztuje dokumentacja BHP dla firmy i z czego wynika cena

Nie ma jednej ceny, bo biura BHP wyceniają dokumentację według liczby stanowisk, branży i obiektu. Gotowego cennika nie warto przepisywać z cudzej oferty. Rzetelne porównanie zaczyna się od listy dokumentów, które masz dostać, oraz od odpowiedzi, kto i za ile aktualizuje je po zmianach. W Procedurze koszt jest stały: od 199 zł netto miesięcznie za komplet dokumentów dla firmy do 10 pracowników.

Zestaw zależy od firmy, ale w typowej firmie usługowej, handlowej albo produkcyjnej obejmuje instrukcje BHP, ocenę ryzyka zawodowego dla stanowisk, instrukcję bezpieczeństwa pożarowego tam, gdzie jest wymagana, instrukcje stanowiskowe oraz rejestry szkoleń i zapoznania pracowników. W gastronomii dochodzą procedury HACCP, a przy danych klientów dokumentacja RODO.

Zanim poprosisz o wycenę, spisz stanowiska, liczbę pracowników i rodzaj obiektu. Dwie firmy z tą samą liczbą osób mogą mieć zupełnie inny zakres, bo magazyn z wózkami i biuro w kamienicy wymagają innych zapisów.

Na cenę wpływają zwykle cztery rzeczy. Pierwsza to liczba stanowisk, bo każde wymaga osobnej oceny ryzyka. Druga to oględziny na miejscu, które podnoszą koszt, ale dają dokument oparty na faktycznych warunkach. Trzecia to zakres, czyli czy dostajesz tylko pliki, czy także szkolenie wstępne i prowadzenie rejestrów. Czwarta to aktualizacje, rozliczane osobno lub w abonamencie obsługi.

Przy porównaniu ofert pytaj o to samo: co dokładnie obejmuje cena, w jakim formacie dostaniesz pliki, czy możesz je edytować po zmianie stanowisk i ile kosztuje każda aktualizacja. Oferta, która wygląda tanio, bywa droga, gdy każda zmiana oznacza nową fakturę.

Dokumenty to nie wszystko. Nowy pracownik wymaga szkolenia wstępnego i skierowania na badania. Zamówienie badań wstępnych i okresowych dla zespołu to osobny proces z terminami, a ich organizację można prowadzić w tym samym rytmie co zapoznanie z instrukcjami.

Jeśli wolisz mieć wszystko poukładane od pierwszego dnia pracy, wystawienie skierowania na badania wstępne dla nowego pracownika warto połączyć z wysłaniem mu aktualnych instrukcji do potwierdzenia.

Program wygrywa tam, gdzie dokumenty często się zmieniają: rośnie zespół, pojawiają się nowe stanowiska, firma ma kilka lokalizacji albo obsługujesz wielu klientów. Nowa wersja to kilka minut pracy, a rejestr zapoznania powstaje przy okazji, bez zbierania podpisów na papierze.

Zewnętrzne opracowanie wygrywa, gdy masz obiekt o podwyższonym ryzyku i potrzebujesz oględzin oraz opinii specjalisty. Te dwa rozwiązania się nie wykluczają. Wiele firm generuje projekty w programie, a specjalistę zaprasza do przeglądu najważniejszych dokumentów. Do tego służy zakładka konsultantów w Procedurze.

Plan Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie i obejmuje do 10 pracowników. Plan Zespół kosztuje 349 zł netto do 50 pracowników, a plan Firma 899 zł netto do 250 pracowników i wielu podmiotów. Przy płatności rocznej obowiązuje zniżka 50 procent. W cenie są wersje, historia zmian, rozsyłanie do pracowników, rejestr zapoznania i eksport do PDF.

Procedura przygotowuje projekty dokumentów na podstawie danych firmy. Za ich zgodność z przepisami odpowiada pracodawca, a przy trudniejszych obiektach warto skonsultować dokument ze specjalistą.

Po pierwsze, poproś każdego wykonawcę o wycenę tej samej listy dokumentów i stanowisk. Po drugie, zapytaj o koszt aktualizacji po roku i po zmianie liczby stanowisk. Po trzecie, sprawdź, czy dostajesz dowód zapoznania pracowników w formie, którą pokażesz kontroli. Dopiero wtedy zestawienie cen mówi coś o realnym koszcie.

Wynik zapisz w prostej tabeli na rok do przodu: koszt początkowy, aktualizacje, rejestry i czas osoby, która dziś pilnuje dokumentów. Czas wewnętrzny często zmienia kolejność ofert.