Outsourcing BHP czy program do BHP dla małej firmy

Jeśli prowadzisz małą firmę biurową lub usługową o niskim ryzyku, zwykle wystarczy szkolenie wstępne, dobrze utrzymana dokumentacja i okresowy kontakt ze specjalistą. Program przejmuje dokumenty, a specjalista pojawia się wtedy, gdy trzeba coś ocenić na miejscu. Przy zakładzie produkcyjnym albo magazynie o podwyższonym ryzyku zewnętrzny specjalista jest potrzebny stale, a program ułatwia mu pracę.

Pytanie nie brzmi więc czy outsourcing, czy program, tylko które zadania warto oddać komu.

Firma BHP zwykle wycenia abonament miesięczny albo pakiet usług: opracowanie dokumentacji, ocenę ryzyka, szkolenia wstępne i okresowe, doradztwo oraz udział w kontroli. Ceny zależą od liczby pracowników, liczby lokalizacji i ryzyka branży, dlatego porównuj oferty na tę samą listę usług.

Zapytaj wprost o trzy rzeczy: czy aktualizacja dokumentów po zmianie stanowisk jest w cenie, w jakim formacie dostajesz pliki i kto trzyma rejestr zapoznania pracowników. Najczęstszy kłopot to dokumenty, które wracają do firmy w jednej wersji i po roku nikt nie wie, czy są aktualne.

Program kosztuje stały abonament niezależny od liczby zmian. Dokumenty powstają z danych firmy, każda zmiana tworzy nową wersję, a pracownicy potwierdzają zapoznanie linkiem. Nie dostajesz oględzin stanowiska ani szkolenia, bo tego program nie robi.

W Procedurze plan Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie i obejmuje do 10 pracowników, plan Zespół 349 zł netto do 50 pracowników, a plan Firma 899 zł netto do 250 pracowników i wielu podmiotów. Przy płatności rocznej obowiązuje zniżka 50 procent.

Oględziny stanowisk, ocena zagrożeń na miejscu, szkolenia i udział w komisji powypadkowej należą do specjalisty. Składanie dokumentów z danych firmy, wersjonowanie, rozsyłanie do zespołu, zbieranie potwierdzeń i przypominanie o aktualizacji to praca, którą lepiej wykonuje program.

Jeśli dziś płacisz firmie BHP głównie za wydruki instrukcji i podpisy na listach, ta część jest do przeniesienia do programu. Jeśli płacisz za wizyty i ocenę ryzyka na hali, program tego nie zastąpi.

Program z okazjonalnym kontaktem ze specjalistą sprawdza się w biurach, firmach usługowych, handlu i małej gastronomii. Stały specjalista jest rozsądny przy produkcji, budowach, magazynach z ruchem pojazdów i wszędzie tam, gdzie ocena ryzyka wymaga fachowego spojrzenia na maszyny.

Specjalistę wybierzesz w zakładce konsultantów BHP, a pełny zakres dokumentów opisuje strona program do obsługi BHP w firmie.

Dokumenty bazowe prowadzisz w programie, a specjalista dostaje do wglądu projekty i zatwierdza trudniejsze fragmenty. Dzięki temu płacisz za jego wiedzę, nie za przepisywanie danych firmy do kolejnego pliku.

Zmiana stanowisk często pociąga za sobą także zmianę godzin pracy, więc przy okazji warto uporządkować grafik pracy zgodny z Kodeksem pracy, bo nieprawidłowy czas pracy to osobne ryzyko kontrolne.

Zapytaj, co wchodzi w cenę aktualizacji, kto prowadzi rejestr zapoznania, jak szybko dostaniesz zmienioną wersję po zmianie stanowiska i czy dokumenty zostają u ciebie po rozwiązaniu umowy. Odpowiedzi pokażą, czy płacisz za usługę, czy za uzależnienie od dostawcy.