Program do RODO dla małej firmy z rejestrem czynności i potwierdzeniami zespołu

W małej firmie dokumentacją danych osobowych zajmuje się zwykle właściciel albo osoba od administracji, obok innych obowiązków. Program ma więc oszczędzić dwie rzeczy: czas na składanie dokumentów od zera i nerwy przy każdej zmianie, na przykład gdy dochodzi nowe narzędzie do mailingu, nowy dostawca albo nowy pracownik.

W Procedurze podajesz rodzaj działalności, kategorie danych, systemy i dostawców. Na tej podstawie powstają projekty polityki ochrony danych, rejestru czynności przetwarzania, upoważnień i procedury obsługi naruszeń. Dane wpisane raz trafiają do wszystkich dokumentów.

Przy kontroli albo pytaniu klienta liczy się nie tylko to, że dokument istnieje. Liczy się, czy jest aktualny i czy pracownicy go znają. Każde upoważnienie i każda wersja polityki ma w systemie datę oraz listę osób, które potwierdziły zapoznanie linkiem z wiadomości, bez zakładania konta.

Gdy zmienia się proces, tworzysz nową wersję, zatwierdzasz ją i rozsyłasz. Poprzednia zostaje w historii, więc wiesz, co obowiązywało w konkretnym dniu.

Kancelaria lub firma doradcza wycenia wdrożenie jednorazowo, a każdą późniejszą aktualizację osobno. Program wygrywa tam, gdzie firma się zmienia: rośnie zespół, dochodzą narzędzia, obsługujesz wielu klientów albo prowadzisz kilka podmiotów. Przy skomplikowanych procesach, na przykład monitoringu na dużą skalę albo danych wrażliwych, warto dodatkowo skonsultować projekt ze specjalistą, którego znajdziesz w zakładce konsultantów.

Szczegółowe porównanie składników ceny znajdziesz w artykule ile kosztuje wdrożenie RODO w małej firmie. Pełny opis zestawu dokumentów jest na stronie dokumentacja RODO.

Najczęściej wybierają go właściciele firm usługowych, sklepów internetowych, gabinetów i agencji, którzy chcą mieć porządek w dokumentach bez angażowania zewnętrznej firmy przy każdej zmianie. Drugą grupą są biura rachunkowe i firmy obsługujące wielu klientów, bo plan Firma pozwala prowadzić podmioty osobno.

Plan Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie i obejmuje do 10 pracowników, plan Zespół 349 zł netto do 50 pracowników, a plan Firma 899 zł netto do 250 pracowników i wielu podmiotów. Przy płatności rocznej obowiązuje zniżka 50 procent, a faktura VAT wystawiana jest od ręki. Wszystkie plany obejmują generowanie dokumentów, wersje, rejestr zapoznania i eksport do PDF.

Procedura przygotowuje projekty dokumentów z danych, które wpisujesz. Nie zastępuje inspektora ochrony danych, jeśli jest wymagany, nie ocenia zgodności z przepisami i nie udziela porady prawnej. Za treść i zatwierdzenie dokumentów odpowiada administrator danych.