Ile kosztuje wdrożenie RODO w małej firmie i co wchodzi w cenę

Nie ma jednej stawki. Kancelarie i firmy doradcze wyceniają wdrożenie według liczby procesów, systemów i oddziałów, a mała firma usługowa zapłaci inaczej niż sklep internetowy z kilkoma narzędziami marketingowymi. Zamiast szukać średniej, zbierz porównywalne oferty na tę samą listę dokumentów.

Drugie pytanie jest ważniejsze od pierwszego: kto będzie utrzymywał dokumentację po wdrożeniu. Wdrożenie to początek, a rejestr czynności przetwarzania, upoważnienia i umowy powierzenia zmieniają się razem z firmą.

Typowy zestaw to polityka ochrony danych, rejestr czynności przetwarzania, upoważnienia do przetwarzania, umowy powierzenia z dostawcami, klauzule informacyjne, procedura naruszeń oraz ocena ryzyka dla procesów. Przy monitoringu, rekrutacji lub marketingu dochodzą osobne zapisy.

Zanim poproszisz o wycenę, spisz, jakie dane zbierasz, od kogo, w jakich narzędziach je trzymasz i komu je przekazujesz. Ta lista skraca rozmowę i obniża ryzyko dopłat.

Na cenę wpływają zwykle liczba procesów, liczba systemów i dostawców, wizyta lub audyt na miejscu oraz zakres szkolenia zespołu. Do tego dochodzi pytanie, czy w cenie jest rola inspektora ochrony danych, bo to osobna usługa i osobny abonament.

Porównując oferty, pytaj o to samo: jakie dokumenty dostaniesz, w jakim formacie, ile kosztuje aktualizacja po zmianie narzędzi i czy zmiany w przepisach są w cenie.

Największy koszt ukryty to czas osoby, która pilnuje dokumentów. Każdy nowy dostawca wymaga umowy powierzenia, każdy nowy pracownik upoważnienia, a każda zmiana procesu aktualizacji rejestru. Jeśli robisz to w Wordzie, po roku nikt nie wie, która wersja jest aktualna.

Dobrze policzyć też ryzyko finansowe po stronie firmy. Część przedsiębiorców zestawia dokumentację z ochroną ubezpieczeniową, a w tym pomaga porównanie ubezpieczeń firmowych przez brokera, bo polisa nie zastępuje porządku w dokumentach, ale zmienia skutki ewentualnego incydentu.

Abonament wygrywa tam, gdzie dokumentacja często się zmienia: rośnie zespół, dochodzą narzędzia, obsługujesz wielu klientów albo prowadzisz kilka podmiotów. Nowa wersja dokumentu to wtedy kilka minut, a poprzednie zostają w historii razem z potwierdzeniami zapoznania.

Jednorazowe opracowanie wygrywa, gdy przetwarzasz dane wrażliwe na dużą skalę albo potrzebujesz opinii prawnika do skomplikowanego procesu. Oba podejścia da się łączyć: dokumenty bazowe w systemie, trudne przypadki u specjalisty.

Plan Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie i obejmuje do 10 pracowników, plan Zespół 349 zł netto do 50 pracowników, a plan Firma 899 zł netto do 250 pracowników i wielu podmiotów. Przy płatności rocznej obowiązuje zniżka 50 procent.

Procedura przygotowuje projekty dokumentów z danych firmy i prowadzi wersje oraz potwierdzenia zespołu. Za zgodność z przepisami odpowiada administrator danych, a trudniejsze przypadki warto skonsultować ze specjalistą.

Po pierwsze, poproś każdego wykonawcę o wycenę tej samej listy dokumentów i procesów. Po drugie, zapytaj o koszt aktualizacji po roku oraz po dodaniu nowego narzędzia. Po trzecie, policz czas własny przy utrzymaniu rejestrów.

Zestaw wyniki w tabeli na rok do przodu: koszt początkowy, aktualizacje, rejestry i godziny pracy wewnętrznej. Dopiero taki rachunek pokazuje, czy tańsze jest opracowanie jednorazowe, czy abonament.