Ile kosztuje regulamin pracy i co wchodzi w cenę

Regulamin pracy można zamówić u prawnika pracy, w biurze kadrowo-księgowym albo złożyć z programu na podstawie danych firmy. Prawnik i biuro wyceniają zwykle jednorazowo, według liczby stanowisk i stopnia dopasowania, a każda późniejsza zmiana to często osobne zlecenie. Program kosztuje stały abonament, w Procedurze od 199 zł netto miesięcznie, a zmiany i rozsyłanie do zespołu są w cenie.

Konkretnych kwot za usługi zewnętrzne nie podajemy, bo zależą od regionu i zakresu. Zamiast tego pokazujemy, z czego składa się cena i jak porównać oferty.

Zgodnie z Kodeksem pracy regulamin pracy jest obowiązkowy dla pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Mniejsze firmy często i tak go wprowadzają, bo porządkuje czas pracy, przerwy, sposób usprawiedliwiania nieobecności i zasady pracy zdalnej. Brak regulaminu w mniejszej firmie wymaga wtedy poinformowania pracowników o podstawowych zasadach w inny sposób.

Przepisy się zmieniają, więc przed decyzją sprawdź aktualne brzmienie lub zapytaj prawnika. Ten artykuł dotyczy kosztów, a nie porady prawnej.

Prawnik pisze regulamin pod konkretną firmę: sprawdza, jak pracują ludzie, czy jest praca zmianowa, system równoważny, zadaniowy czas pracy, praca zdalna. Płacisz za wiedzę i odpowiedzialność za treść. To dobra opcja, gdy organizacja pracy jest nietypowa albo zdarzyły się już spory z pracownikami.

Zapytaj, czy w cenie jest jedna runda poprawek, jak wygląda zmiana po roku i czy dostajesz plik do edycji. Najdroższe bywają nie pierwsze dokumenty, tylko kolejne drobne zmiany zamawiane osobno.

Biura kadrowe często dodają regulamin do pakietu obsługi kadrowej albo robią go z własnego wzoru za niewielką opłatą. Wygoda jest duża, bo wszystko jest u jednego wykonawcy. Ryzyko to szablon, który słabo pasuje do firmy, i brak rejestru, kto z jaką wersją się zapoznał.

Jeśli biuro obsługuje wielu klientów podobnych branż, to akurat zaleta, o ile pozwala dopasować zapisy do godzin pracy i zasad w Twojej firmie.

Program składa regulamin z danych, które wpisujesz: godziny pracy, system rozliczania czasu, zasady organizacyjne. Nie dostajesz porady prawnej, tylko projekt dokumentu, który sprawdzasz i zatwierdzasz. Zyskujesz wersje, historię zmian i dowód zapoznania pracowników.

W Procedurze plan Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie dla firmy do 10 pracowników, plan Zespół 349 zł netto do 50 pracowników, a plan Firma 899 zł netto do 250 pracowników i wielu podmiotów. Przy płatności rocznej obowiązuje zniżka 50 procent. W planie jest też reszta dokumentów: instrukcje BHP, ppoż, RODO.

Policz trzy pozycje. Pierwsza to koszt pierwszego dokumentu. Druga to koszt dwóch zmian w ciągu roku, na przykład po zmianie godzin pracy i po wprowadzeniu pracy zdalnej. Trzecia to czas własny na rozesłanie regulaminu i zebranie podpisów od każdego pracownika.

Przy firmie, która rośnie albo często zmienia organizację, abonament zwykle wychodzi taniej, bo zmiany nie są osobno płatne. Przy stabilnej firmie z nietypowymi zasadami opłaca się jednorazowa praca prawnika, a program może posłużyć do rozsyłania i rejestru.

Sam regulamin to nie wszystko. Pracodawca powinien móc wykazać, że pracownik się z nim zapoznał. W małej firmie bywa to lista podpisów na papierze, która ginie przy pierwszej przeprowadzce biura. W programie pracownik potwierdza link z wiadomości, a data i wersja zapisują się w rejestrze.

Jeśli potrzebujesz też podpisywać elektronicznie inne dokumenty, na przykład aneksy i umowy, możesz skorzystać z podpisu elektronicznego dokumentów ze ścieżkami akceptacji.

Prawnik sprawdza się przy pracy zmianowej, równoważnym czasie pracy i wcześniejszych sporach. Biuro kadrowe, gdy chcesz mieć jednego wykonawcę od płac i dokumentów. Program, gdy chcesz mieć projekt od ręki, wersje, rozsyłanie i rejestr zapoznania, a do tego instrukcje BHP i RODO w tym samym miejscu.

Opis tego, co dostajesz w narzędziu, jest na stronie regulamin pracy w Procedurze, a ceny planów w cenniku. Biura rachunkowe prowadzące regulaminy dla klientów znajdą opis na stronie program dla biur rachunkowych.

Zapytaj, ile kosztuje zmiana regulaminu po roku, w jakim formacie dostaniesz dokument, kto prowadzi rejestr zapoznania i czy po zakończeniu współpracy dokumenty zostają u Ciebie. Odpowiedzi pokażą, czy porównujesz jednorazowy wydatek, czy stały koszt.